平成14年４月

平成14年度SAS東京総会の議決等について

SAS東京　会員各位

SAS東京　事務局

　SAS東京会員の皆様にはいかがお過ごしでしょうか。
　去る３月２８日、三井クラブにてSAS東京総会が開催され、次の議題について検討し、 以下のような決定がなされました。今回の総会では重要な案件がありましたので、 あらためて内容をお知らせします。
　議題１．会員への連絡方法について
〃２．年会費について
〃３．SAS名簿について
〃４．SAS東京事務局の役割について
〃５．SAS東京の年次総会について
これに伴います、ご連絡とお願いを申し上げます。

１．議題の背景
　SAS東京の会費が、学会等の団体に比べて高額である、また、このことが、 新規のメンバーが入会する際の妨げになるとの問題提起があった。さらに、この２、３年は、 会費支払い者が少なかったにもかかわらず、運営に支障がなかった。こうしたことから、 会費のあり方について見直しをすることとなった。
　実際のSAS東京会費の使途は、各種の実費を含めた事務局の運営経費であり、事務局の役割は、各種連 絡と名簿作成であった。このような事情の下で、会費を事務局機能や名簿作成と連動して見直す必要が 生じた。（会費と連絡方法の関連は別紙参照）

２．総会での議決
　各議題について、全会一致に近い形で以下のとおり決定された。

３．議決の概要
１）会員への連絡方法
　今後の事務局からの連絡事項は電子メールのみにしたいと考えています（SAS東京総会と全国大会の連 絡を除く）。この連絡に利用できるアドレスを、事務局までご連絡ください。

　電子メールを使用されなかったりインターネットのSASメーリングリストに参加されていない方には分 かりにくい点も多いかと思います。ご質問やご意見などありましたら、下記までご連絡ください。
　　　電子メール：　SAS東京代表幹事・藤本
　　　郵　送　　：　志木サテライトオフィス内 SAS東京事務局
　　　　　　　　　　〒３５３−０００６
　　　　　　　　　　志木市館２−５−２　鹿島ビル４階

　また、会員の皆様ができるだけメーリングリストに参加されることを希望しています。
　　　メーリングリストへの参加方法

２）年会費
　2,000円。事務局からの連絡を電子メール中心に変更することによって従来よりも支出を大幅に削減できることから、今年度のSAS東京の会費は2,000円としました。不足することも考えられますが、前年度の繰越金から補充することとし、次年度以降、収支の均衡が取れるようにしたいと考えております。
　請求書を同封いたしましたが、既にお支払いいただいております方々には失礼とは思いますが、ご了承ください。

３）ＳＡＳ名簿
　冊子の作成を中止し、電子ファイル（PDF形式）やプリントアウトに変更する方向で他地域の事務局と調整する。

４）SAS東京事務局の役割
　総会と全国大会についての連絡および東京の名簿の管理。
　ファックスや郵送による連絡は原則として廃止する（但し、総会と全国大会についての連絡については、ＦＡＸ連絡を従来通り実施する）。

５）SAS東京の年次総会 今回のようにSAS東京の運営変更に関わるような場合には、総会の場は必要である。よって、総会は従来通り、年１回、定期的に開催する。

　以上、よろしくお願いいたします。

(別紙)

平成14年度　SAS東京総会議題関連資料

１．会費と連絡方法の関連
　現在の会費の多くはＦＡＸによる連絡に使われています。このため、会員に対する連絡方法を電子メールに限定すれば大幅なコストダウンになるとともに、さらにメーリングリストに参加されると会員の間でどのような議論や情報交換がなされているか容易にわかります。

　メーリングリスト（ＭＬ）とは：
　メーリングリストに参加している会員相互、あるいは会員から全員に向けての発信が全ての参加者に伝わるシステムです。たとえば、参加者のうちのひとりがメーリングリスト宛にメールを出すと、参加者全員にそのメールが配信され、だれかがそのメールに返事を出すと、そのメールも参加者全員に配信されるようになっています。特定のテーマや趣味等についての情報交換やグループ内での相互連絡等に利用されています。
　広く参加者を募る公開型と、特定の集団の内部利用に限定された閉鎖型があるようですが、SASメーリングリストでは、誰でも参加できます。

　ＳＡＳのメーリングリストはSAS東北有志のボランティアによって運営されており、現段階では１）参加資格、経費なしで、２）SAS名簿にない人も参加しています。

　メーリングリスト参加者にとっては事務局からの連絡をメーリングリストから得ることができるようになっており、事務局からの連絡にはほとんどコストがかからない。このため、メーリングリストの参加者にとっては、SAS名簿が入手できない等のことに目をつぶれば、会費を支払う意味は全くないのが現状である。さらに、電子メールで各種情報、データの伝達が可能であれば、事務局機能を担う幹事の軽い負担で済ますことができる。（但しメーリングリストという手段を使わない方々もおり、その方たち３０名ほどについてはＦＡＸ通信を現在でも行なっています）

２．SAS名簿について(現時点での構想)
　１）今後の名簿を以下のように変更する方向で、他地域の事務局と調整する。
　　　・冊子の印刷を廃止する（印刷経費の削減）
　　　・各地域の名簿の取扱いは各地域の事務局の判断とする。
　　　　　　・名簿の提供する際の形態（電子データ、印刷物、など）
　　　　　　・名簿の提供を依頼された際の対応
　　　　　　・名簿の様式
　　　　　　・電子媒体の名簿には記載してほしくない人のデータの取扱い
　　　　　　・名簿更新の時期
　　　・各事務局間では半年に一度、名簿データを交換する。
　２）SAS東京の名簿の運用は以下のようにする。
　　　・定期的な配布はせず、メンバーから依頼があった際にデータを提供する。
　　　・名簿の提供は電子ファイル（PDF形式）を原則とするが、希望するメンバー
　　　　には紙で提供する（普通紙でのプリントアウト）。
　　　・名簿の更新は従来通り２年毎とし、事務局が行う。

３．年次総会
　従来、総会は年１回定期的に開催し、SAS東京の前年度報告、新年度計画を決定する場としてきた。また、それと同時に懇親会を行ってきた。しかし、実質的には意思決定がなく単に懇親会になっており、集合しての総会は廃止してはどうか､との意見が出された。意思決定が必要な場合も、別途の方法（例：郵送、メーリングリスト）でもできる、という意見である。

　しかし、事務局の考えでは意思決定の場でないのではなく、ここ数年は意思決定事項がなかったのであり、 今回のようにSAS東京の運営変更に関わるような場合には、総会の場は必要である。懇親の場であるという 指摘は間違いではないが、SAS東京のメンバーが全員集まり、情報交換する場を設け、事務的な面での報告 も同時に行うのは合理的と考える。

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